{% extends 'base.html' %} {% load bootstrap3 %} {% load static %} {% block content %} {% comment %} Utilisation des icônes d'information : Conseil : CONSEIL Informations supplémentaires : INFO Avertissement : AVERTISSEMENT {% endcomment %}

Introduction

Cette documentation a pour but de décrire les différentes possibilités offertes par la billetterie INP-net aux organisateurs d'évènements.

Si vous avez encore des questions ou souhaitez des compléments d'information technique sur la billetterie, n'hésitez pas à nous contacter :

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Avertissement

La billetterie est un outil d'aide à l'organisation d'évènement. Les organisateurs restent libres d'utiliser tout ou partie des fonctionnalités de la billetterie. INP-net ne pourra pas être considéré comme (co)organisateur des évènements, ou comme responsable d'une mauvaise utilisation de la billetterie.

La billetterie est développée, maintenue et hébergée par des bénévoles sur leur temps libre. Merci d'en tenir compte lors de vos échanges.

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Sommaire

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Fonctionnement général de la Billetterie

Évènement

La billetterie permet de gérer plusieurs évènements. Chaque évènement peut avoir plus ou moins de visibilité en fonction du public visé (soirée étudiante, gala, conférence, activité de club...).

Billet

Un billet correspond à un type de place que les utilisateurs de la billetterie vont pouvoir acheter. Il est possible de restreindre l'accès à un billet en fonction de la promotion, de l'adhésion aux associations ou de l'école. Chaque billet peut posséder des options qui peuvent modifier le prix de celui-ci.

Préréservation et réservation

Une (pré)réservation est créée quand un utilisateur choisit un billet ou qu'un administrateur donne un billet à un utilisateur. Chaque utilisateur ne peut avoir qu'au plus une (pré)réservation à son nom par évènement. Les utilisateurs ont aussi la possibilité de (pré-)réserver des places pour d'autres personnes grâce à un système de parrainage.

Préréservation

Une préréservation est définie quand un utilisateur choisit un billet avec les options correspondantes. Cette préréservation deviendra une réservation quand elle sera marquée comme ayant été payée par un administrateur ou par un système de paiement en ligne. Une préréservation ne contient aucun engagement et peut donc être supprimée par l'organisateur ou l'utilisateur. Les options choisies dans une préréservation ne peuvent pas être modifiées.

Réservation

Une réservation est définie quand un utilisateur paye sa préréservation ou que le prix de la réservation est nul. Une préréservation n'est pas annulable, mais peut être mise en opposition. La mise en opposition invalide la place, mais permet de conserver la preuve d'une transaction. Une réservation qui n'est pas invalidée permet normalement au participant d'accéder à l'évènement. Si un template de billet est disponible pour le billet associé à la réservation, le participant pourra imprimer son billet que vous pourrez valider à l'entrée de l'évènement. Il est également possible de sortir les listes des réservations pour gérer les entrées manuellement.

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Compte utilisateur

La billetterie gère deux types de comptes :

Suppression des Comptes Extérieurs

Les personnes ayant un compte extérieur ont la possibilité de supprimer leur compte 30 jours après le dernier évènement pour lequel elles ont un billet. Les comptes supprimés apparaîtront avec la mention "Anonyme" dans la liste des participants.

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Configuration d'un évènement

Créer un évènement

Le formulaire de création d'évènements est disponible aux membres du bureau d'un club dans l'une des associations étudiantes de Toulouse INP. Un bouton est alors disponible en haut à droite de la liste des évènements.

Si vous ne pouvez pas accéder au formulaire, demander à quelqu'un qui possède les droits de le créer pour vous et de vous donner les droits de gestion.

Éditer un évènement

Pour modifier les informations d'un évènement, rendez-vous sur la page détaillant l'évènement. Un bouton est disponible en haut à droite si vous êtes administrateur de l'évènement.

Description du formulaire Annulation d'un évènement

Aucune procédure ne permet actuellement de gérer l'annulation d'un évènement.

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Configuration des billets

Le seul moyen d'effectuer des transactions avec la billetterie est de créer des billets. Les utilisateurs de la billetterie auront la possibilité de préréserver un billet s’ils en vérifient les contraintes. Ils devront ensuite le payer pour que celui-ci soit valide.

Créer un billet

Pour créer un billet, rendez vous dans l'onglet de votre évènement. Si vous disposez de droits suffisants, un bouton est disponible en haut à droite. Vous devrez ensuite choisir entre deux types de billets.
Le type du billet ne peut pas être modifié à postériori.

Modifier un billet

Pour éditer un billet existant, rendez vous dans l'onglet de votre évènement. Sur le billet que vous souhaitez éditer, cliquez sur le bouton . Vous accéderez ainsi à une page détaillant le billet. Si vous disposez des droits nécessaires pour éditer le billet, un bouton est disponible.

Description du formulaire
Suppression d'un billet

Vous pouvez supprimer un billet tant qu'il n'y a pas de (pré)réservation avec celui-ci. Pour cela, cliquez sur le bouton dans la liste des billets ou sur le bouton sur la page détaillant le billet.

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Configuration des options seules

Les options seules seront présentées comme des cases à cocher par l'utilisateur lors de la procédure de préréservation. Les options seules sont facultatives et indépendantes les unes des autres. Une option ne peut être liée qu'à un billet. Si vous souhaitez mettre une option sur tout l'évènement, il faut la créer sur chaque billet.

Créer une option

Les options peuvent être créées tant qu'il n'existe pas de (pré)réservation sur le billet. Le formulaire de création est alors accessible depuis le détail du billet en cliquant sur .

Modifier une option

Pour éditer une option, cliquez sur le bouton à côté de l'option à éditer

Description du formulaire Supprimer une option

Il est possible de supprimer une option tant qu'il n'existe pas de (pré)réservation sur le billet de l'option. Il suffit de cliquer sur le bouton de l'option correspondante.

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Configuration des groupes d'options

Les groupes d'options permettent de proposer des options mutuellement exclusives entre elles. Elles seront présentées sous forme d'une liste déroulante d'options. Cette liste possède un élément neutre (gratuit) qui permet à l'utilisateur de ne sélectionner aucune des options.

Créer un groupe d'options

Les groupes d'options peuvent être créés tant qu'il n'existe pas de (pré)réservation sur le billet. Le formulaire de création est alors accessible depuis le détail du billet en cliquant sur .

Modifier un groupe d'option

Pour éditer un groupe d'option, cliquez sur le bouton à côté du groupe à éditer

Description du formulaire

Le formulaire est composé de deux parties. La première partie correspond aux champs du groupe :

La deuxième partie du formulaire vous permet de spécifier les options du groupe. Si aucune (pré)réservation n'a eu lieu sur le billet, vous pouvez en ajouter de nouvelles et en supprimer avec les boutons et .

Supprimer un groupe d'option

Il est possible de supprimer un groupe d'option tant qu'il n'existe pas de (pré)réservation sur le billet associé. Il suffit de cliquer sur le bouton du groupe correspondant. Pour ne supprimer qu'une des options du groupe, il vous faut éditer le groupe d'options.

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Configuration des informations supplémentaires

Le mécanisme des informations supplémentaires modifie le fonctionnement des préréservations et des réservations. Il permet de demander aux utilisateurs des informations ou des documents, et ce, de manière bloquante. Vous pouvez ainsi empêcher un utilisateur de payer sa place ou d'utiliser sa réservation lors de votre évènement s’il ne fournit pas les informations dont vous avez besoin. Ce mécanisme permet ainsi de gérer les chèques de caution, des attestations d'assurance ou des certificats sportifs. Ce mécanisme permet de gérer des informations pouvant aller des fichiers à une taille ou un nombre.

Pour chaque information, le client aura la possibilité des la remplir depuis son espace personnel. Vous devez ensuite vérifier les informations saisies en éditant la réservation correspondante. Vous avez la possibilité de modifier à tout moment les informations choisies, mais si vous validez une information, il ne sera pas possible de l'invalider.

Comme pour les options, une information supplémentaire est liée à un billet. Si vous souhaitez en demander une sur tout un évènement, il vous faudra la dupliquer pour chaque billet.

Créer une information supplémentaire

Les informations supplémentaires peuvent être créées tant qu'il n'existe pas de (pré)réservation sur le billet. Le formulaire de création est alors accessible depuis le détail du billet en cliquant sur . Au moment de la création, vous définissez le type d'information que vous demandez. Ce type n'est pas modifiable par la suite.

Modifier une information supplémentaire

Pour éditer une option, cliquez sur le bouton à côté de l'information supplémentaire à éditer

Description du formulaire Supprimer une information supplémentaire

Il est possible de supprimer une information supplémentaire tant qu'il n'existe pas de (pré)réservation sur le billet de l'option. Il suffit de cliquer sur le bouton de l'information supplémentaire correspondante.

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Gestion des administrateurs

L'onglet permet de gérer les administrateurs de l'évènement. Quatre permissions existent :

Quand vous créez l'évènement, vous avez automatiquement les droits de gestion complets sur l'évènement. Vous pouvez donner ses permissions de 3 manières différentes :

Si un utilisateur est affecté par plusieurs permissions différentes, la permission effective est celle qui donne le plus de privilèges.

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Fonctionnement du parrainage

Le parrainage est un mécanisme qui permet à un utilisateur de prendre des billets pour autrui avec ses avantages. Par exemple, il est possible pour un gala de créer un billet pour les diplômés et ses proches en autorisant les parrainages sur le billet des diplômés.

Sur les billets sans restrictions, le parrainage est activé par défaut. Il ne peut pas être limité ou désactivé. En effet, comme le billet ne possède pas de restriction, il serait toujours possible de créer autant de comptes extérieurs pour obtenir le nombre de billets voulu.

Sur les billets avec restrictions, le parrainage n'est activé que si la case correspondante est cochée. Un utilisateur pourra ainsi prendre ce billet en parrainage dans la limite du nombre fixé par l'évènement.

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Paiement par PayPal

La billetterie permet de payer en ligne avec le système d'IPN de PayPal. Il permet ainsi aux utilisateurs de payer leur place sans action de la part des organisateurs.

Fonctionnement du système IPN PayPal

Avec l'email du compte destination, la billetterie peut générer le bouton de paiement PayPal contenant toutes les informations nécessaires au paiement du billet. Une fois le paiement par PayPal effectué, PayPal envoie une notification de paiement à la billetterie. La billetterie traite donc cette notification et marque la place correspondante comme payée. Si le paiement n'est pas conforme au paiement attendu, la place est automatiquement mise en opposition et un mail avertit INP-net et les organisateurs.

Ajout d'un compte PayPal sur la billetterie

Pour ajouter un compte PayPal à la billetterie, rendez vous sur la page d'édition de l'évènement ou créez un nouvel évènement. Le formulaire de création de comptes est disponible en cliquant sur le bouton .
Il n'est pas possible de modifier ce formulaire après l'avoir rempli. Contacter INP-net en cas de problème avec un compte existant.

Vous avez deux champs à remplir dans le formulaire : l'adresse mail du compte PayPal destinataire et une courte description du compte associé. Une fois le formulaire rempli, le compte pourra être sélectionné dans la liste des comptes PayPal.

Avertissement sur l'utilisation de PayPal

L'utilisation de PayPal lors d'un évènement nécessite la prise en compte des éléments suivants :

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Paiement par Lydia

La billetterie permet le paiement par Lydia.

Ajout d'un compte Lydia sur la billetterie

Pour ajouter un compte Lydia à la billetterie, rendez vous sur la page d'édition de l'évènement ou créez un nouvel évènement. Le formulaire de création de comptes est disponible en cliquant sur le bouton .
Il n'est pas possible de modifier ce formulaire après l'avoir rempli. Contacter INP-net en cas de problème avec un compte existant.

Vous avez trois champs à remplir dans le formulaire : les tokens publics et privés du compte Lydia et une description du compte (cette description sera visible lors du choix du compte). Une fois le formulaire rempli, le compte pourra être sélectionné dans la liste des comptes Lydia.

Récupérer les tokens associés à un compte

Cette page permet de récupérer les tokens associés à votre compte à partir de votre numéro de téléphone et votre mot de passe Lydia.

Fonctionnement du paiement par Lydia

Lorsqu'un utilisateur paye par Lydia, son numéro de téléphone est demandé. Ensuite une demande de paiement est envoyé sur son téléphone et il est redirigé sur une page de confirmation du paiement. Une fois le paiement accepté sur son téléphone, il peut confirmer le paiement, alors une vérification du paiement est effectuée et la paiement est validé.

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Templates des billets

Lors de la création des billets, vous avez la possibilité de fournir un template. Celui-ci sera utilisé pour générer des billets pour chaque place. Le template doit être au format paysage avec une taille de 2480 x 1169 pixels. Les informations sur la réservation ainsi qu'un code QR seront ajoutées à des emplacements lors de la génération du billet. Ces emplacements doivent être blancs afin de conserver une lisibilité des informations.

Template d’exemple

Nous vous conseillons d'appliquer le template d'exemple par-dessus votre billet avant de l'importer dans la billetterie.

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Export des données d'un évènement

Vous avez la possibilité d'exporter les données de l'évènement. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet ou . En bas des listes de (pré)réservations, vous trouverez des liens pour demander les exports au format pdf (informations réduites), xlsx (informations complètes) ou avec des archives tar.gz ou zip (informations complètes et tous les fichiers reçus).
L'export peut prendre du temps et dépend de votre connexion internet. N'effectuez pas d'export d'archive si vous n'avez pas une bonne connexion internet

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